Làm cách nào để tạo chữ ký trong Gmail? Chữ ký email trong Gmail là một trong những yếu tố không thể thiếu cho một bức thư điện tử chuyên nghiệp hiện nay. Nơi có những thông tin quan trọng liên quan đến cá nhân của người gửi giúp cho người nhận (khách hàng, đối tác, nhà tuyển dụng) vừa đánh giá cao người viết vừa dễ dàng tìm được thông tin liên hệ khi cần. Hơn nữa, chữ ký cuối mỗi bức thư từ trước đến nay đều là một phần thiết yếu trong cấu trúc của một bức thư. Vì thế mà thời buổi hiện đại, sở hữu một chữ ký email là việc mà bất kỳ cá nhân nào cũng nên chú trọng để tạo ấn tượng tốt cho người nhận, đặc biệt là đối tác, khách hàng và nhà tuyển dụng.
THAM KHẢO NHANH Cách tạo chữ ký email, đẹp chuyên nghiệp TẠI: https://bizfly.vn/techblog/chu-ky-email-chuyen-nghiep.html
Để có thể tạo chữ ký trong Gmail thật chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng/khách hàng. Bạn cần làm theo các bước bên dưới đây.
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Bánh răng cưa trong thanh công cụ Gmail của bạn. Bước 2: Chọn Cài đặt (Settings) từ Menu.
Bước 3: Đi đến thẻ Chung (General). Bước 4: Đánh dấu vào ô Nhập chữ ký, tiếp theo nhập nội dung chữ ký của bạn vào trong mục này. Tốt hơn hết là chữ ký của bạn nên nằm cách vài dòng văn bản so với nội dung thư. Bạn có thể thêm định dạng, thêm hình ảnh, hoặc sử dụng thanh định dạng có sẵn.
Bước 5: Kéo xuống dưới cùng, nhấn Lưu thay đổi (Save Changes).
Bước 6: Kể từ bây giờ, Gmail sẽ tự động chèn chữ ký mỗi khi bạn soạn thư. Đừng quên rằng bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa bỏ nó trước khi nhấp vào nút Gửi (Send).
Hướng dẫn chỉnh sửa chữ ký trong Gmail của bạn
Các hướng dẫn ở trên cũng có thể áp dụng nếu như bạn cần thay đổi hoặc điều chỉnh chữ ký trong nội dung thư email của mình. Nếu như bạn thấy mình cần thay đổi chữ ký Gmail thường xuyên, thì bạn có thể sử dụng tính năng Canned Responses. Sử dụng tính năng này cho phép bạn có thể tạo nhiều chữ ký khác nhau trong Gmail giúp ích cho bạn rất nhiều nếu như bạn đang điều hành (hoặc làm việc) cho một số công ty khác nhau với cùng một địa chỉ Gmail duy nhất.
1. Màu sắc đơn giản, nhất quán
Khả năng nhận biết hiệu quả nhất khi nó có tính nhất quán và chữ ký email cũng cần như vậy. Việc thêm màu sắc vào chữ ký sẽ khiến khu vực này trở nên nổi bật hơn, tuy nhiên, hãy chắc chắn là chỉ thêm một hoặc hai màu khác và sử dụng màu tối cho phần text.
2. Sử dụng Hierarchy trong thiết kế chữ ký email
Một thiết kế tốt phải thể hiện được thông tin trên một bố cục dễ hiểu và dễ nhận diện nhất. Bởi vì chữ ký email là một danh sách các thông tin chính về bạn nên sử dụng hierarchy (phương pháp thiết kế từ trên xuống) để thu hút ánh mắt người đọc vào điều mà bạn muốn họ đọc đầu tiên là cách rất thú vị. Sử dụng font chữ lớn cho tên của bạn để tăng sự chú ý của người đọc, đồng thời chọn lọc các thông tin quan trọng cần in đậm và làm nổi bật bằng màu sắc như chữ ký mẫu trên đây.
3. Tạo nút Call To Action (và thường xuyên cập nhật trạng thái mới nhất)
Một trong những thứ nhỏ nhất mà bạn có thể thêm vào chữ ký đó là nút Call To Action (CTA - lời kêu gọi hành động). CTA nên đơn giản, được cập nhật thường xuyên, không quá huênh hoang và hài hòa với phong cách email, khiến chúng giống như lời tái bút hơn là "rủ rê" người dùng mua hàng. Khi mục tiêu kinh doanh thay đổi thì CTA cũng cần có sự thay đổi cho phù hợp. Như ví dụ dưới đây, Chelsea Hunersen đã thay đổi CTA khi kênh truyền thông của cô thay đổi (từ Twitter sang Slack).
Các liên kết video cần phải thật sự nổi bật vì một số Email Client như Gmail sẽ hiển thị ảnh thu nhỏ (thumbnail) của video ngay dưới chữ ký.
4. Thêm các biểu tượng xã hội vào chữ ký email
Tài khoản mạng xã hội là phần rất quan trọng vì nó sẽ kích thích người dùng truy cập vào tài khoản của bạn và khám phá xem thử điều bạn quan tâm là gì. Đây là lý do tại sao mà việc thêm các liên kết tới các kênh truyền thông này là điều không nên bỏ qua, không chỉ củng cố cho thương hiệu cá nhân của bạn mà còn giúp mọi người có thể tìm ra những cách mới để liên hệ và theo dõi bạn. Ngoài ra, hành động này còn giúp tăng lượng traffic cho nội dung trực tuyến nếu bạn sử dụng liên kết tới các nội dung dó. Do vậy, nếu thêm các biểu tượng vào chữ ký thì hãy đảm bảo cập nhật Profile trên các kênh này thường xuyên và luôn khiến "tường" của bạn thật hấp dẫn với các nội dung có tính lan truyền. Tại sao lại nên sử dụng icon thay vì dán link như bình thường? Bởi vì các biểu tượng dễ nhận dạng hơn và chúng cũng nổi bật hơn so với phần text còn lại. Theo một nghiên cứu của Neoman Studios thì con người chỉ mất khoảng 150 phần triệu giây để xử lý một biểu tượng và 100 phần triệu giây để giải mã ý nghĩa của nó. Đây thực sự là một quá trình siêu nhanh. Ngoài ra, sử dụng icon cũng giúp tiết kiệm không gian để thêm các thông tin khác. Ngoài ra, nếu có nhiều tài khoản mạng xã hội thì chỉ nên thêm tối đa khoảng 8 icon vào chữ ký mà thôi. Hãy tập trung vào những kênh mà có khả năng sẽ hữu ích với việc xây dựng thương hiệu cá nhân của bạn hoặc có lợi cho kinh doanh.
5. Các liên kết phải theo dõi được (trackable)
Thêm một vài link vào chữ ký email, bao gồm cả nút CTA và icon mạng xã hội. Tuy nhiên, quả thật là có ai click vào chúng không? Để nắm được liệu rằng các liên kết trong chữ ký có thực sự thu hút các hành động nhấp chuột và tạo ra ảnh hưởng thì bạn phải khiến các liên kết này có thể theo dõi được - giống như lúc bạn sử dụng các đường link trong email. Ngoài ra, thi thoảng bạn cũng nên thay đổi định dạng chữ ký hoặc nút CTA để tăng số lượng Click.
6. Tạo khoảng cách phù hợp
Mặc dù việc thêm quá nhiều thông tin vào chữ ký không phải là ý tưởng hay, tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo "vách ngăn" như chữ ký dưới đây để khiến nó trở nên đơn giản hơn mà vẫn đảm bảo truyền tải hết các nội dung mong muốn. Cách này rất hữu ích khi bạn muốn phân chia các loại thông tin khác nhau như tên và thông tin liên hệ, logo, nút CTA hoặc disclaimer (lời tuyên bố không chịu trách nhiệm).
Hướng dẫn thay đổi chữ ký trong Gmail của bạn
Các hướng dẫn ở trên cũng có thể áp dụng nếu như bạn cần thay đổi hoặc điều chỉnh chữ ký trong nội dung thư email của mình. Nếu như bạn thấy mình cần thay đổi chữ ký Gmail thường xuyên, thì bạn có thể sử dụng tính năng Canned Responses. Sử dụng tính năng này cho phép bạn có thể tạo nhiều chữ ký khác nhau trong Gmail giúp ích cho bạn rất nhiều nếu như bạn đang điều hành (hoặc làm việc) cho một số công ty khác nhau với cùng một địa chỉ Gmail duy nhất.
Cách chèn hình ảnh vào chữ ký Gmail của bạn
Chèn thêm hình ảnh là một cách tuyệt vời để làm cho chữ ký Gmail của bạn trở nên bắt mắt và để lại ấn tượng lâu dài cho nhà tuyển dụng/khách hàng. Với Gmail, bạn có một số tùy chọn để thực hiện điều này.
Cách 1: Thêm hình ảnh đã được lưu trong tài khoản Google Drive của bạn.
Ghi chú: Nếu bạn sử dụng tùy chọn này, hãy đảm bảo hình ảnh bạn lựa chọn đang được chia sẻ ở chế độ công khai.
Cách 2: Tải lên hình ảnh từ máy tính của bạn hoặc hãy kéo tệp hình ảnh đó vào Google Drive.
Cách 3: Tải lên một hình ảnh bằng cách sử dụng URL hình ảnh: